KI-Assistenten für Ihre eigenen Unterlagen und Daten
Ihre Mitarbeitenden fragen in normaler Sprache und bekommen eine Antwort aus den eigenen Inhalten — mit der Quelle dazu.
Ob sich ein Assistent lohnt, entscheidet dabei nicht die Technik, sondern die Nutzung: Nur ein Werkzeug, das Ihr Team im Alltag selbstverständlich verwendet, spart Zeit. Deshalb betten wir den Assistenten in die Abläufe ein, die es bei Ihnen ohnehin gibt — ohne Schulung und ohne neues Fachvokabular.
Ihre Wissensdatenbank
Alle Dokumente an einem Ort — durchsuchbar und aktuell.
Ihre Geschäftsdaten
Fragen zu Beständen, Aufträgen oder Kunden — beantwortet, ohne dass das Sprachmodell Ihre Datenbank sieht.
Im Alltag
Was Sie fragen können
Beides in derselben Eingabezeile — ein paar Beispiele:
Fragen an Ihre Dokumente
Anleitungen, Vorgaben, Handbücher, Verträge
- „Welche Prüfschritte gelten bei einer Reklamation?“
- „Was gilt bei uns für die Aufbewahrung von Unterlagen?“
- „Wie war die Regelung im Vertrag mit Lieferant Meier?“
- „Wo finde ich die Unterlagen zur Einarbeitung neuer Kollegen?“
Fragen an Ihre Geschäftsdaten
Bestände, Fristen, Vorgänge, Artikel
- „Reicht der Bestand für den Auftrag nächste Woche?“
- „Welche Fristen laufen diesen Monat ab?“
- „Welche Vorgänge warten seit über zehn Tagen auf eine Rückmeldung?“
- „Was haben wir von Artikel 4711 im Lager?“
Bei Fragen an Dokumente steht in der Antwort, aus welchem Dokument und von welcher Seite sie stammt. So können Sie im Zweifel nachschlagen, statt zu vertrauen.
Aus unserem Referenzprojekt
- Vorher
- „Reicht der Bestand für den nächsten Auftrag?“ — dafür klickte sich jemand durch mehrere Bereiche und rechnete von Hand zusammen.
- Heute
- Dieselbe Frage wird in einem Satz gestellt. Die Anwendung rechnet, der Assistent formuliert die Antwort aus den gelieferten Zahlen.
Der entscheidende Unterschied
Warum dieser Assistent keine Zahlen erfindet
Bekannte Chatbots formulieren Text, der plausibel klingt. Bei Beständen, Fristen und Mengen ist das gefährlich — eine erfundene Zahl sieht genauso überzeugend aus wie eine richtige.
Sprachmodell
wählt eine geprüfte Abfrage
Ihre Anwendung
führt aus und rechnet
Antwort
nur aus gelieferten Werten
Gesperrt: Kein vom Sprachmodell erzeugter Befehl erreicht Ihre Daten.
Wir lösen das über die Bauweise: Nicht das Sprachmodell rechnet, sondern Ihre Anwendung.
- Das Sprachmodell versteht die Frage und wählt aus fest definierten, vorher geprüften Abfragen die passende aus.
- Ihre Anwendung führt diese Abfrage aus, rechnet und liefert die Werte zurück.
- Das Sprachmodell formuliert daraus die Antwort — ausschließlich aus den gelieferten Zahlen.
Was daraus folgt
- Kein vom Sprachmodell erzeugter Datenbankbefehl wird ausgeführt.
- Die Rechteprüfung liegt vor der Abfrage — der Assistent kann sie nicht umgehen.
- Zahlen in der Antwort stammen aus Ihrer Anwendung, nicht aus dem Modell.
Datenschutz
Wo Ihre Daten bleiben
Bei KI im Unternehmen geht es schnell um die Frage, ob interne Unterlagen irgendwo landen, wo sie nicht hingehören. Deshalb hier konkret, was wo passiert.
- Ihre Dokumente bleiben bei Ihnen
- Die Dokumente selbst, ihre Aufbereitung für die Suche und die Suche darin laufen auf dem System, auf dem Ihre Lösung betrieben wird. Sie werden nicht an einen externen Dienst zur Auswertung gegeben.
- Europäisches Sprachmodell mit Vertrag
- Für das Formulieren der Antwort nutzen wir ein Sprachmodell eines europäischen Anbieters mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Das Training mit Ihren Daten ist dort abgeschaltet.
- Nichts läuft ohne Ihre Freigabe
- Modelle außerhalb dieser Auswahl setzen wir nur ein, wenn Sie das für einen bestimmten Anwendungsfall ausdrücklich freigeben.
- Rechte gelten auch für den Assistenten
- Wer eine Information ohnehin nicht sehen darf, bekommt sie auch vom Assistenten nicht. Die Rechteprüfung liegt vor der Antwort, nicht dahinter.
Die Lösung bleibt außerdem portabel: Ein Wechsel auf Ihre eigene Infrastruktur ist von Anfang an vorgesehen und nicht nachträglich erkauft.
Zur Einordnung
Ein Sprachmodell ist wie ein Pilot: Es versteht Sprache, plant und formuliert. Sicher fliegt ein Flugzeug aber erst im Zusammenspiel mit Tower, Kontrollen und Freigaben.
Was den Assistenten verlässlich macht
Das Sprachmodell ist nicht das Produkt
Ehrlich gesagt
Was ein Assistent nicht kann
Damit Sie einschätzen können, ob sich der Aufwand für Sie lohnt.
- Er ersetzt keine Fachentscheidung
- Der Assistent liefert die Grundlage — beurteilen und entscheiden müssen weiterhin Menschen. Genau deshalb steht bei jeder Antwort die Quelle dabei.
- Er weiß nur, was in Ihren Unterlagen steht
- Was nirgends dokumentiert ist, kann er nicht beantworten. Er sagt das dann, statt eine plausibel klingende Antwort zu erfinden.
- Veraltete Unterlagen ergeben veraltete Antworten
- Wenn eine Arbeitsanweisung von 2019 nie aktualisiert wurde, gibt er den Stand von 2019 wieder — mit Quellenangabe, sodass es auffällt.
- Er ersetzt keine aufgeräumten Abläufe
- Wo grundsätzlich unklar ist, wer was entscheidet, hilft kein Assistent. Dann ist ein Blick auf den Ablauf selbst der bessere erste Schritt.
Häufige Fragen
Was Sie vor einem Projekt wissen sollten
- Brauchen wir dafür eine eigene IT-Abteilung?
- Nein. Wir richten den Assistenten ein und übernehmen auf Wunsch auch Hosting, Aktualisierungen, Sicherungen und Überwachung. Ihr Team muss nur wissen, wie man eine Frage stellt.
- Müssen unsere Dokumente vorher aufgeräumt sein?
- Nein. Der Assistent kommt mit gewachsenen Ordnerstrukturen und gescannten PDFs zurecht. Wichtiger als Ordnung ist Aktualität: Veraltete Dokumente führen zu veralteten Antworten, deshalb klären wir zu Beginn, welche Unterlagen wirklich gelten.
- Können wir den Assistenten später selbst betreiben?
- Ja. Wir bauen die Lösung so, dass ein Wechsel auf Ihre eigene Infrastruktur möglich bleibt. Auf Wunsch übergeben wir alles vollständig und dokumentiert — Daten, Zugänge und Betriebsanleitung.
- Die KI-Modelle ändern sich ständig — lohnt sich das jetzt schon?
- Das Wertvolle an der Lösung ist nicht das Sprachmodell, sondern das Fundament darunter: aufbereitete Dokumente, angebundene Daten und geregelte Zugriffsrechte. Dieses Fundament bleibt bestehen, auch wenn das Modell dahinter irgendwann ausgetauscht wird — der Wechsel ist dann ein kleiner Schritt, kein neues Projekt.
- Könnten wir so etwas nicht selbst mit fertigen KI-Bausteinen aufbauen?
- Die Bausteine sind frei verfügbar, und ein erster Prototyp ist schnell zusammengesteckt. Der Aufwand steckt danach: die Anbindung an Ihre eigenen Daten, verlässliche Antworten ohne erfundene Zahlen, Zugriffsrechte und die Pflege über Jahre. Genau dort bleiben Eigenbau-Lösungen meist stehen — als Insellösung, die am Ende niemand nutzt. Diesen Teil übernehmen wir — und bauen trotzdem so, dass Sie die Lösung jederzeit selbst weiterführen können.
- Was kostet ein Assistent?
- Das hängt davon ab, wie viele Quellen angebunden werden und wie tief die Anbindung an Ihre Geschäftsdaten geht. Sie bekommen ein Angebot mit klarem Umfang, bevor entwickelt wird; laufende Betriebskosten weisen wir getrennt aus.
Wie ein Projekt Schritt für Schritt abläuft und was wir dafür von Ihnen brauchen, steht auf der Seite Arbeitsweise.
Sie überlegen noch, ob es dafür überhaupt eine eigene Lösung braucht? Dann klärt vielleicht zuerst Kann ChatGPT unsere Firmenunterlagen durchsuchen? die Frage — samt der Fälle, in denen ein allgemeines Werkzeug genügt.
Passt dazu
Womit das oft zusammenhängt
Individuelle Software
Wenn die Unterlagen, die ein Assistent durchsuchen soll, noch an keiner gemeinsamen Stelle liegen.
Automatisierung
Wenn ein Ablauf immer gleich läuft und niemand dafür nachfragen muss.
Wie groß ein Vorhaben typischerweise ausfällt — Tage, Wochen oder Monate —, steht unter Aufwand und Größenordnung.
Lassen Sie uns über die Abläufe sprechen, die heute Zeit kosten
In einem ersten Gespräch klären wir, wo digitale Werkzeuge konkret entlasten können — verständlich, unverbindlich und ohne technische Verkaufssprache.