Individuelle Software für Ihren Betrieb
Eine Anwendung, die Ihren Abläufen folgt — statt eines Produkts, an das Sie Ihre Abläufe anpassen müssen.
Eigene Software ist allerdings nicht immer die richtige Antwort. Wenn eine fertige Lösung passt, ist sie in aller Regel der kürzere Weg. Diese Seite hilft Ihnen zuerst bei genau dieser Unterscheidung.
Ausgangslage
Woran Sie merken, dass es nicht mehr passt
Nicht am Alter der Software — sondern an Gewohnheiten, die sich im Betrieb eingeschlichen haben.
- Dieselbe Information wird an mehreren Stellen gepflegt — irgendwann weichen die Stände voneinander ab.
- Niemand traut den Beständen im System. Vor wichtigen Entscheidungen wird nachgezählt.
- Wichtige Nummern — für Aufträge, Belege oder Vorgänge — werden von Hand eingetippt.
- Einfache Fragen brauchen lange Klickwege, weil die Auswertung nie vorgesehen war.
- Neben der eigentlichen Software läuft eine Tabelle, ohne die es nicht geht.
- Nachweise für Prüfungen entstehen in Handarbeit, obwohl die Daten im System liegen.
Je mehr davon Sie wiedererkennen, desto wahrscheinlicher ist es, dass nicht einzelne Funktionen fehlen, sondern der Zuschnitt nicht mehr stimmt.
Die Entscheidung
Fertige Software oder eigene?
Beide Wege sind richtig — nur unter verschiedenen Bedingungen. Deshalb hier beide Seiten, nicht nur unsere.
Dann genügt eine fertige Lösung
- Ihre Abläufe sind branchenüblich, und Sie können sich an die Software anpassen, ohne dass es weh tut.
- Es gibt ein Produkt, das den größten Teil abdeckt — mit dem Rest lässt sich leben.
- Sie brauchen schnell etwas Funktionierendes und haben gerade keine Kapazität für ein Projekt.
- Ihre Anforderungen ändern sich selten.
Dann lohnt sich eine eigene Lösung
- Ihre Arbeitsweise ist der Grund, warum Kunden zu Ihnen kommen — und keine Software bildet sie ab.
- Sie zahlen Lizenzen für vieles, das Sie nie benutzen, und das Wichtige fehlt trotzdem.
- Die Anpassungen am Standardprodukt haben sich längst zu einem eigenen System summiert — nur ohne Plan.
- Sie haben Nachweispflichten, die das Standardprodukt nur mit Handarbeit erfüllt.
Unser Maßstab
Wenn ein fertiges Produkt passt, sagen wir das — auch wenn für uns dann kein Projekt daraus wird.
Umfang
Was so eine Anwendung enthält
Kein Pflichtumfang, sondern ein Baukasten. Welche Bereiche Sie wirklich brauchen, klären wir zu Beginn.
Stammdaten
Ablauf
Übergreifend
Kontakte & Firmen
DatensatzMuster & Beispiel GmbH
Kunde · seit 2021
- Kundennummer
- K-1042
- Offene Vorgänge
- 3
- Ansprechpartner
- 2
- Letzter Kontakt
- vor 4 Tagen
Verknüpft mit Angeboten, Aufträgen und Rechnungen — ein Kontakt, eine Historie
Artikel & Leistungen
StammdatenArtikel 0042
Fertigerzeugnis
- Bestand
- 1.240
- Reserviert
- 900
- Verfügbar
- 340
Lager & Bestand
Artikel 0042Bestand
1.240
verfügbar 340 · reserviert 900
- Wareneingang W-2031+800
- Wareneingang W-2044+500
- Auftrag A-1024−60
Bestand = Summe aller Buchungen · jede Veränderung bleibt nachvollziehbar
Aufträge & Ausführung
Vorgang A-3007Stand bei Ausführung eingefroren
Verbraucht
- Material M-11−20
- Material M-22−5
Entsteht
- Erzeugnis 0042+50
Lager wird automatisch gebucht — kein Nachtragen von Hand, spätere Änderungen verfälschen die Historie nicht
Aufgaben & Fristen
Vorgang A-3007- Fehlmenge M-22 nachbestellenProduktionheute
- Kunde über neuen Termin informierenVerkaufDonnerstag
- Wareneingang der Nachlieferung buchenLagernächste Woche
- Schlussrechnung prüfen und freigebenBuchhaltungnach Lieferung
- Auftrag freigegebenLeitungerledigt
Aufgaben hängen am Vorgang — nicht in einer zweiten Liste, die niemand pflegt
Verkauf
Vorgang V-2087- Artikel 004260 Stück
- Artikel 008812 Stück
Vom Angebot bis zum Versand — ohne Medienbruch dazwischen
Dokumente & Wissen
SucheQualitätsleitfaden
Abschnitt 4 · Seite 12 · als PDF hinterlegt
Ablauf Reklamation
Seite 7 · zuletzt geändert 2025
Einarbeitung neuer Kollegen
Seite 3 · Checkliste
Vereinbarung mit dem Lieferanten
Abschnitt 2 · Fristen und Fehlmengen
Protokoll der letzten Prüfung
Seite 1 · mit Unterschrift
Notizen & Rückfragen
Vorgang A-3007Produktion · vor 2 Tagen
„Von M-22 kam weniger als bestellt. Trotzdem starten?“
Verkauf · gestern
„Ja. Restmenge folgt kommende Woche, mit dem Kunden geklärt.“
Bestätigung hinterlegt
Leitung · heute
„Teillieferung ist mit dem Kunden vereinbart. Restmenge separat berechnen, nicht auf die Schlussrechnung warten.“
Die Rückfrage steht am Vorgang, nicht im Postfach einer Person — auch in einem Jahr noch auffindbar
Assistent
Frage an DokumenteFrage
„Was gilt bei uns für die Aufbewahrung von Unterlagen?“
Geschäftsunterlagen zehn Jahre. Der Assistent nennt die Antwort — und woher sie stammt:
Antwort mit Quelle — nachschlagbar statt geglaubt, keine erfundenen Zahlen
Rollen & Rechte
Berechtigungen| Rolle | Bestand | Preise | Personal | Unterlagen |
|---|---|---|---|---|
| Produktion | ✓ erlaubt | ✕ gesperrt | ✕ gesperrt | ✓ erlaubt |
| Verkauf | ✓ erlaubt | ✓ erlaubt | ✕ gesperrt | ✓ erlaubt |
| Einkauf | ✓ erlaubt | ✓ erlaubt | ✕ gesperrt | ✓ erlaubt |
| Aushilfe | ✓ erlaubt | ✕ gesperrt | ✕ gesperrt | ✕ gesperrt |
| Leitung | ✓ erlaubt | ✓ erlaubt | ✓ erlaubt | ✓ erlaubt |
Wie die Bereiche heißen, richtet sich nach Ihrem Betrieb: Wo ein Hersteller Lager und Aufträge führt, stehen bei einem Dienstleister Projekte und Stunden. Der Zuschnitt ändert sich, das Prinzip bleibt.
Sollen Dokumente und Geschäftsdaten zusätzlich in normaler Sprache abfragbar sein, kommt ein KI-Assistent dazu — als Teil derselben Anwendung, mit denselben Zugriffsrechten.
Eine Entscheidung im Detail
Warum Ihre Zahlen danach eindeutig sind
Ein Beispiel für eine Entwurfsentscheidung, die man beim Kauf einer Software nicht sieht — die aber darüber entscheidet, ob man dem System am Ende traut.
In vielen gewachsenen Systemen ist der Lagerbestand ein Feld, das man überschreiben kann. Das klingt praktisch und ist eine häufige Ursache für unzuverlässige Bestände: Sobald mehrere Bereiche darauf schreiben, hat recht, wer zuletzt gespeichert hat. Wie die Zahl zustande kam, lässt sich nicht mehr nachvollziehen.
Wir bauen den Bestand deshalb nicht als Feld, sondern als Journal. Jede Zu- und Abbuchung wird festgehalten und bleibt stehen. Der Bestand ist die Summe dieser Buchungen — er lässt sich nicht überschreiben, sondern nur durch eine neue Buchung verändern.
Was daraus folgt
- Es gibt genau eine Wahrheit. Zwei Bereiche können nicht zwei verschiedene Bestände sehen.
- Jede Veränderung ist nachvollziehbar: wer, wann und warum gebucht hat.
- Rückverfolgbarkeit entsteht nebenbei, statt bei jeder Prüfung neu belegt zu werden.
So kennt man es: ein Feld
Bestand
1.1801.240950
Jeder kann überschreiben. Warum jetzt 1.180 dort steht — und ob es stimmt — lässt sich nicht mehr herleiten.
Bei uns: ein Journal
- Wareneingang W-2031+800
- Wareneingang W-2044+500
- Auftrag A-1024−60
- Bestand — Summe aller Buchungen1.240
Buchungen bleiben stehen. Die Zahl ist keine Behauptung, sondern eine Summe.
Nummern vergibt das System
Aufträge, Belege und Vorgänge bekommen ihre Nummer automatisch nach festem Schema. Tippfehler in genau den Nummern, über die später gesucht und nachgewiesen wird, entstehen so gar nicht erst.
Aufträge frieren ihren Stand ein
Ein freigegebener Auftrag hält fest, mit welchen Angaben er erstellt wurde. Ändern sich später Preise, Vorgaben oder Zusammensetzungen, bleibt nachvollziehbar, was zum Zeitpunkt der Ausführung galt.
Häufige Fragen
Was vor der Entscheidung wichtig ist
- Was passiert mit unseren alten Daten?
- Sie werden übernommen und dabei geprüft, nicht bloß kopiert. Gewachsene Systeme enthalten fast immer Dubletten, verwaiste Einträge und Felder, die irgendwann zweckentfremdet wurden. Wir machen diesen Zustand sichtbar, und Sie entscheiden, was mit umzieht.
- Müssen wir alles auf einmal umstellen?
- Nein. Wir schneiden das Vorhaben so, dass ein erster nutzbarer Teil früh im Alltag ankommt. Welcher Bereich das ist, richtet sich danach, wo der Aufwand heute am größten ist — nicht danach, was technisch am einfachsten wäre.
- Sind wir danach von Ihnen abhängig?
- Die Lösung gehört Ihnen. Wir setzen auf verbreitete, gut dokumentierte Technik, damit auch jemand anderes weiterarbeiten kann, und übergeben auf Wunsch alles vollständig: Daten, Zugänge und Dokumentation.
- Was kostet eine eigene Anwendung?
- Das hängt davon ab, wie viele Fachbereiche entstehen und wie viel aus Altsystemen übernommen wird. Sie bekommen ein Angebot mit klarem Umfang, bevor entwickelt wird; laufende Betriebskosten weisen wir getrennt aus.
Wie ein Projekt Schritt für Schritt abläuft und was wir dafür von Ihnen brauchen, steht auf der Seite Arbeitsweise.
Sie sind noch nicht sicher, ob eine eigene Anwendung für Sie überhaupt das Richtige ist? Dann hilft Ihnen vielleicht zuerst Woran Sie merken, dass Excel an seine Grenzen kommt.
Passt dazu
Womit das oft zusammenhängt
Automatisierung
Wenn keine eigene Anwendung fehlt, sondern nur ein wiederkehrender Handgriff Zeit kostet.
Hosting & Wartung
Wer die fertige Anwendung danach betreibt, aktuell hält und im Störfall erreichbar ist.
Wie groß ein Vorhaben typischerweise ausfällt — Tage, Wochen oder Monate —, steht unter Aufwand und Größenordnung.
Lassen Sie uns über die Abläufe sprechen, die heute Zeit kosten
In einem ersten Gespräch klären wir, wo digitale Werkzeuge konkret entlasten können — verständlich, unverbindlich und ohne technische Verkaufssprache.